Produtividade pessoal: 12 dicas para começar hoje mesmo

Como lidar com várias reuniões, centenas de email na caixa de entrada e uma infinidade de informações no dia a dia.

Vivemos um paradoxo no mundo moderno, onde a tecnologia, principal aliada para poder processar informações mais rapidamente, também criou uma cruel realidade, assoberbando os profissionais com toneladas de informações e pendências. Recebemos centenas de emails, participamos de várias reuniões, presenciais e virtuais, conference calls e estamos expostos a uma quantidade enorme de informações que, para a maioria dos profissionais, torna sua vida um caos, em meio a, cada vez mais, pendências e coisas para serem feitas.

A maioria das pessoas nem se dá conta disto, e segue sua vida, invariavelmente dedicando-se cada vez mais horas, na difícil tarefa de dar conta de tudo o que tem pra ser feito, e, muitos se frustram, pois se vêem em meio a problemas “urgentes”, que tem que ser resolvidos aqui e agora, e novas pendências, que hoje estão na categoria de “importantes”, virarão os problemas “urgentes” do amanhã, e assim a roda viva parece não ter fim.

Só há uma solução para isto: mudar nossas atitudes, nos disciplinarmos, aprendermos a dizer “não” e assumir apenas os compromissos que podemos realmente cumprir, e, em paralelo, nos organizarmos, definirmos claramente nossos objetivos pessoais e profissionais e planejarmos nosso dia a dia em função dos mesmos, utilizando a tecnologia a nosso favor, tornando-nos mais produtivos pessoalmente, mais equilibrados e mais felizes.

12 dicas para ser mais produtivo, equilibrado e feliz:

Tenha em mente que organização é uma habilidade como outra qualquer e pode ser aprendida com um pouco de persistência e disciplina;

Registre sempre! Não dependa de sua mente lembrar o que você deve fazer. Use as listas de tarefas do MS Outlook, IBM Lotus Notes ou do Google Tasks;

Defina claramente seus objetivos pessoais e profissionais e use-os para priorizar o que fazer, bem como para criar e organizar todas as suas informações;

Seu dia tem um limite de horas! Organize seu calendário para conter seus compromissos importantes, atrelados a seus objetivos profissionais e pessoais;

Evite interrupções e aprenda a dizer “não”, educando as pessoas ao seu redor, para que elas saibam que isto não é uma ofensa pessoal, mas sim uma necessidade para se trabalhar com foco e ser produtivo;

Comprometa-se somente com aquilo que puder cumprir;

Planeje antecipadamente as atividades de seu dia;

Reserve dois ou três curtos períodos durante o dia para ver e responder emails. Evite ficar o tempo todo acompanhando emails, exceto em casos urgentes ou situações onde esta seja a principal função de seu cargo;

Tenha seus contatos sempre organizados e atualizados, facilitando o acesso às pessoas e informações e fomentando o networking;

Tenha um smartphone, com as informações sincronizadas com seu computador, para poder acessar as informações rapidamente, onde e quando precisar;

Revise semanalmente suas pendências e planeje a semana seguinte.

Cuida de sua vida pessoal: família, filhos, lazer, saúde, finanças, espiritualidade, vida social. Dedique tempo para aquilo que quer construir em sua vida.

Fonte: Efetividade.net